Das Exxas Update 4.5 ist ein kunterbunter Release von ganz unterschiedlichen Funktionen. Erfahren Sie wie die persönliche Dateiablage, das digitale Mitarbeiterdossier oder die flexible Verrechnung von Leistungen Ihre Arbeit unterstützt.
Ihre persönliche Dateiablage
Wenn in Ihrer Organisation Exxas auch primär für das Dokumentenmanagement genutzt wird, haben Sie vielleicht noch einen Ort für Ihre persönlichen Dateien vermisst. Unter «Meine Arbeit» finden Sie neu den Bereich «Dateien». Darin speichern Sie Dokumente, auf die nur Sie Zugriff haben müssen. Sie können diese Dokumente nicht teilen und auch keinem Benutzer Zugriff erteilen. Denn für diesen Anwendungsfall gehört die Datei in einen gemeinsamen Bereich.
Digitales Mitarbeiterdossier
Das Mitarbeiterprofil wird um Zusatzfelder und ein Register für Dateien erweitert. Damit lässt sich das Mitarbeiterprofil als digitale Personalakte nutzen. Speichern und verwalten Sie Bewerbungsunterlagen, Arbeitszeugnisse, Verträge oder Beurteilungen besonders geschützt. Mit den Microsoft Word-Vorlagen von Exxas können Sie die gewünschten Dokumente auch schnell erstellen. Nur die vorgesetzte Person und Administratoren haben auf diese Dateien Zugriff.
Sie können zudem bis zu 50 individuelle Zusatzfelder für die Mitarbeiterprofile erstellen. Wie für alle Zusatzfelder in Exxas können Sie beliebige Typen wie Dropdowns, Checkboxes oder Textfelder definieren. So können Sie Daten auf dem einzelnen Mitarbeiter hinterlegen und zum Beispiel in Umsysteme integrieren oder für Auswertungen in Power Bi nutzen.
Genehmigungsprozess für weitere Aktivitäten
Mit Exxas 4.5 können Sie den Genehmigungsprozess, welchen Sie bereits von den Lieferantenrechnungen (Kreditoren) und der Zeiterfassung kennen, für weitere Aktivitäten freischalten. Aktivitäten wie Offerten, Aufträge, Projekte, Rechnungen oder Bestellungen erfordern damit eine Genehmigung, bevor diese weiterverarbeitet werden können.
Verrechnung von Leistungen
In einem Projekt, einem Ticket, Serviceauftrag oder Mandat können Sie neu bei den erfassten Leistungen die Verrechnungsart ändern. Die im Artikel hinterlegte Verrechnungsart «wird verrechnet», «wird nicht verrechnet» und «nicht auf der Rechnung» wird bei der Leistungserfassung weiterhin übernommen. Auf diese Weise können Sie bereits in der Erfassung festlegen, wie oder ob die Leistung auf der Rechnung erscheint. Sie benötigen nicht mehr einen separaten Artikel für Kulanzleistungen.
Eindeutige ID für Dokumente und Adressen
Jede in Exxas erstellte oder gespeicherte Datei erhält neu eine eindeutige Nummer (z.B. D1234). Die ID kann mit einem Platzhalter in Microsoft Word-Dokumente eingefügt werden, sofern Sie diese mit den Exxas-Vorlagen erstellen. Unternehmen und Organisationen, die besonders viele Dokumente produzieren, können Ihre «Produkte» damit eindeutig identifizieren. Speziell Rechtsanwälte und Treuhänder werden die Suche mit ID schätzen. Zudem kann der «Pfad» zur Datei in Dokumenten integriert werden. Dieser Pfad besteht aus der Nummer des Speicherorts (z.B. Aktivität oder Kunde) und der Dokumenten-ID (z.B. 500001 | D1234).
Zudem können Sie neu beim Erstellen von Dokumenten mit den Vorlagen eine andere Adresse wählen. Zur Auswahl stehen dabei alle Unternehmen und Kontakte in Ihrem Exxas. Bis anhin konnten Sie ausschliesslich Adressen wählen, die bei der Aktivität oder dem Unternehmen hinterlegt waren.