Stellen Sie sich vor, ein Mitarbeiter löscht E-Mails sofort nach dem Lesen, um Platz in seinem Postfach zu schaffen. Später stellt sich heraus, dass eine dieser E-Mails wichtige Informationen zu einem Projekt enthielt, die nun benötigt werden. Ohne eine ordnungsgemässe Mailarchivierung könnten diese Informationen verloren gehen. Mit einer Mailarchivierungslösung können diese E-Mails jedoch leicht wiedergefunden und bei Bedarf abgerufen werden.
E-Mails sind heute ein unverzichtbares Kommunikationsmittel im Alltag. Neben der alltäglichen Korrespondenz beinhalten sie oft auch wichtige Informationen und Entscheidungen. In der Schweiz (und der EU) müssen Unternehmen bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllen, wie das neue Schweizer Datenschutzgesetz oder die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Diese Verordnungen verlangen, dass personenbezogene Daten, einschliesslich E-Mails, sicher und zugänglich aufbewahrt werden.
Die Protokollierung (auch Journaling genannt) sollte als automatisierter Prozess im Unternehmen integriert sein. Damit werden alle ein- und ausgehenden E-Mails in Echtzeit erfasst und gespeichert. Dies bietet eine unveränderbare Aufzeichnung aller E-Mail-Kommunikationen. Insbesondere für rechtliche und Compliance-Zwecke unverzichtbar.
Datenstandort Schweiz
Unternehmen sollten sich dafür entscheiden, ihre E-Mails unabhängig von Microsoft zu archivieren, um sicherzustellen, dass sie die volle Kontrolle über ihre Daten haben. Dies kann durch die Nutzung von Drittanbieter-Archivierungslösungen erreicht werden.
Für viele Unternehmen ist es wichtig, dass ihre Daten in der Schweiz gespeichert werden, um den lokalen Datenschutzgesetzen zu entsprechen und die Datenhoheit zu gewährleisten.
Der Unterschied zwischen Backup und Archiv
Ein Backup und ein Archiv dienen unterschiedlichen Zwecken und sind daher nicht austauschbar. Ein Backup ist eine Kopie der Daten, die verwendet wird, um diese Dateien bei Verlust oder Beschädigung wiederherzustellen. Es ist eine kurzfristige Lösung, die darauf abzielt, Daten so schnell wie möglich wiederherzustellen, um den normalen Geschäftsbetrieb fortzusetzen. Oft werden Backups täglich durchgeführt und nicht kontinuierlich.
Ein Archiv hingegen dient der langfristigen Datenaufbewahrung und wird meist zur Erfüllung von Datenspeicherungsanforderungen und Compliance verwendet. Während ein Backup regelmässig aktualisiert wird, um die neuesten Daten zu enthalten, bleibt ein Archiv unverändert und bietet eine unveränderbare Aufzeichnung der neusten Daten.
Ein Backup kann also kein Archiv ersetzen, da es nicht die gleichen Anforderungen an die Datenintegrität und -verfügbarkeit erfüllt. Ein Archiv ist darauf ausgelegt, Daten über einen langen Zeitraum hinweg sicher und zugänglich zu halten, während ein Backup hauptsächlich dazu dient, Daten im Falle eines Verlusts oder einer Beschädigung schnell wiederherzustellen.
Exxo Mailarchiv
Die Mailarchivierung ist ein wichtiger Bestandteil der Unternehmensstrategie, um rechtliche Anforderungen zu erfüllen, die Datenintegrität zu sichern und die Datenhoheit zu bewahren. Durch die Implementierung von Journaling und die Nutzung von Schweizer Rechenzentren stellen Unternehmen sicher, dass ihre E-Mails sicher und gesetzeskonform archiviert werden.
Kennen Sie Exxo Mailarchiv? Unsere Lösung erfüllt alle Anforderungen und hilft Ihnen, Ihre E-Mails sicher zu archivieren. Wir informieren Sie gerne darüber.
Beitrag von:
Frieder Mentele | Leiter Technologie